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唐山时讯科技软件定制公司工作流程详解 2018-08-19 20:43阅读 3697 次
唐山时讯科技软件定制公司工作流程详解:
一、销售流程:
销售人员搜集项目信息,并主要负责前期基础工作;市场经理根据项目基本情况审核把关,协助销售员进行运作层的关系建立;一旦符合条件,销售人员应及时申请通过立项,总经理定项目的等级以及作出相应工作安排,协助销售员进行决策层的关系建立,并在合作条件及合同谈判时进行决策。详见销售管理制度。
二、报价流程:
1、由市场部根据业主要求进行选型,并向市场部提供书面的准确规格型号;
2、市场部报进价及采购预算给办公室;
3、办公室审核后报工程价给销售人员;
4、销售人员根据项目情况确定价格折让幅度,超出权限应向上级申请;以书面形式报价给业主,在办公室和市场部均需留存报价单以备查;
5、报给业主的价单上应有财务经理、销售人员签字后加盖公章,如需上一级授权,则授权人也应在此签字。
三、合同流程:
1、销售人员代表公司签定销售合同时,应在法人授权前提下在委托代理人一栏签字;
2、合同签订前各相关负责人应审核合同,并在《合同审核表》上签署意见;如有非标准产品须出具详细图纸,并经订购方、我方技术、销售人员签字、盖章认可;
3、销售人员签字后的合同交法人或其授权人签字认可;
4、加盖公司合同专用章,合同生效;
5、合同生效后由市场部牵头,其他部门配合实施合同履行工作,并由副总来统一安排和协调相关的各部门工作。
四、收款流程:
1、销售人员应在合同规定时间内及时收款。
2、财务部每月根据销售合同督促、配合销售人员执行收款任务。
五、采购流程:
1、采购员根据销售合同下订单,所有订做的产品须有业主签字认可后方可下订单;
2、订单由销售人员和技术人员进行审核,确认无误后签字并交财务经理进行价格核对及资金安排并签字确认;
3、采购员把确认后的订单交总经理审核签字,并加盖公章后发给供货方;
4、根据公司合同进行货期催促,确保按时到货。
六、付款流程:财务部根据购货合同支付货款,以保证准时供货。付款应由采购负责人根据合同履行情况提出申请,由采购和市场部部经理审查签字同意后,报财务部审核;财务经理同意后交主管副总审核,最终交总经理签字认可。
七、库管流程:库管人员根据采购员的清单按时对采购的货品进行接收、发送,入库前填写入库清单,并交给采购和财务各一份;出库时经市场部经理和财务部经理签字方可出库,并按时做好进、出库记录;每月盘库一次,做到帐实相符;
八、技术支持流程:市场部经理根据公司销售,指派技术人员配合销售负责人对客户提供技术支持,解决疑难问题,进行质量监督,市场部负责售后服务。
九、售后服务流程
1、凡公司员工接到客户投拆,应立即填写《质量投诉处理表》并交售后服务人员;
2、售后服务人员在收到投诉通知后应立即与联系人取得联系,进一步了解和分析投诉内容,并通知相关部门处理问题;
3、处理时限:市内(含分公司办事处所在地)24小时,市外48小时内处理问题。如因配件或其他无法解决的问题不能在时限内处理好问题,应由售后服务人员与客户及时说明情况并取得谅解,时时跟踪有关进展并通知客户及销售人员;行政秘书积极协助采购人员处理售后索赔的问题,争取在尽可能的短时间内解决问题;
4、如超出质保期限,售后服务人员应向客户说明,收取合理的配件及工时费用。正常的质保期限为产品交货之日起一年;
5、在解决投诉问题后,售后服务人员填写完整的《质量投诉处理表》(处理情况)交办公室留存;
6、办公室根据《质量投诉表》在投诉处理后的7天内,电话回访客户并做好记录;
7、办公室配合售后人员根据合同和有关报告及时建立客户档案,并在交货后60/365天内电话回访客户并做好记录;质保期满后每年做一次电话回访并记录在案。
8、质保期满后由办公室和售后人员每年做一次电话回访并记录在案。
十、档案管理流程:
1、按公司规定,从项目立项开始建立档案,涉及的销售、财务、商务文件由各部门进行及时收集、整理并交办公室立卷归档,统一管理;具体内容参照公司制度:销售、合同、售后等章节;
2、项目档案及有关资料由各经办人员归集至办公室时,双方须签字交接;同时,办公室还负责其他重要资料的收集、归档工作;
3、每年年底,各部门经理应指定专人整理当年的文件材料,然后送交办公室;同时,办公室人员应核查上年度的文件材料是否齐全,并按照文件材料归档范围进行分类整理、立卷归档。
十一、公章使用流程 所有需加盖公章、印鉴的文件均需经过本部门经理签字同意后,报经主管副总、总经理或其授权人审核签字后方可。